Manieren om gebruikers uit te nodigen en te beheren

Een collega uitnodigen voor Guardey is alleen mogelijk als je adminrechten hebt. Er zijn verschillende manieren om nieuwe gebruikers uit te nodigen:

Handmatig: Voeg collega’s één voor één toe.

In bulk: Nodig meerdere collega’s tegelijk uit.

Gebruikers toevoegen via Azure: Koppel Guardey aan Microsoft Entra ID (Azure AD) om je gebruikersbestand automatisch te synchroniseren.

Kies de methode die het beste bij jullie organisatie past.

Nodig handmatig een gebruiker uit voor je organisatie 
Stap 1: Ga naar het admin portaal. 
Stap 2: Klik rechts bovenaan op de drie puntjes. Klik hier op gebruiker uitnodigen. 
Stap 3: Er verschijnt een pop-up. Vul hier het e-mail adres in van de user die je wilt uitnodigen en druk op enter. Kies het juiste team en klik daarna op uitnodiging verzenden.

Voordelen: 

• Iedereen kan individueel uitgenodigd worden, zonder technische koppeling nodig te hebben.
• Gebruikelijk voor kleinere teams of wanneer er geen centrale IT-infrastructuur is.

Nadelen:

• Gebruikers moeten zelf een wachtwoord aanmaken en beheren.
• Verlies of vergeten van wachtwoord zorgt voor extra beheer (resetten).
• Minder veilig: gebruikers beheren hun eigen wachtwoorden, zonder centrale handhaving van multi-factor authenticatie (MFA).
   

Nodig gebruikers in bulk uit 
Stap 1: Ga naar het admin portaal. 
Stap 2: Klik rechtsboven op de drie puntjes. 
Stap 3: Klik op gebruiker uitnodigen. Er verschijnt een pop-up. In deze pop-up zie je een optie om de template te downloaden. 
Stap 4: Klik op de link of knop download template in de pop-up. Het bestand (meestal een .CSV) wordt nu gedownload naar je computer. 
Stap 5: Open het bestand, vul de gevraagde gegevens van de gebruikers in, en sla het op. 
Stap 6: Upload vervolgens het ingevulde .CSV-bestand weer via dezelfde pop-up om alle gebruikers in één keer toe te voegen

Voordelen:

• Efficiënt bij grote aantallen gebruikers.
• Scheelt veel handmatig werk bij onboarding.

Nadelen:

• Gebruikers moeten zelf een wachtwoord aanmaken en beheren.
• Verlies of vergeten van wachtwoord zorgt voor extra beheer (resetten).
• Minder veilig: gebruikers beheren hun eigen wachtwoorden, zonder centrale handhaving van multi-factor authenticatie (MFA). - Handmatig onderhoud nodig voor wijzigingen in het team.
• Geen koppeling met bestaande IT-omgeving of automatisering.⁠
   

Gebruikers toevoegen via Azure Een volledige stap voor stap uitleg vind je in ons helpcenter artikel: User Provisioning setup met Microsoft Entra ID (Azure AD)

Voordelen: 

• Volledige integratie met de Azure-omgeving; makkelijk voor IT-teams die al met Microsoft werken.
• Gebruikers worden automatisch gesynchroniseerd (provisioning), waardoor je weinig omkijken hebt naar handmatig beheer.
• Alleen toegang met organisatie-account; extra beveiliging via Microsoft MFA.
• Verhoogde consistentie: automatisch in- en uitschrijven bij wijzigingen in Azure AD.
• Extra beveiliging door gebruik van de MFA van Microsoft of Google.⁠⁠⁠⁠

Nadelen:

• Vereist technische setup vanuit je IT-team.
• Gebruikers kunnen soms in de war raken omdat ze geen wachtwoord aanmaken, maar altijd via “Inloggen met Microsoft” moeten binnenkomen.
• Soms verwarring bij wachtwoord resetten, omdat eigen Guardey-wachtwoord niet bestaat of niet werkt voor deze gebruikers.⁠